È ora di organizzare l’hookiifest di questo autunno, sperando che sia un periodo tranquillo per l’epidemia.
Data la situazione ancora emergenziale, possiamo limitarci a fare un hookiifest senza ospiti. Se però qualcuno - non necessariamente le stesse persone che curano la parte logistica - vuole organizzare anche la parte degli ospiti, meglio!
Proponetevi!
Cerchiamo una persona o un gruppetto di persone che vogliano organizzare l’hookiifest.
Volete mettervi a organizzare l’hookiifest nella vostra città? Scrivetelo qui sotto, cercando di delineare le idee che avete!
Volete organizzare l’incontro con gli ospiti? Scrivete sempre qui sotto, cercando sempre di delineare il tema che avete in mente e/o gli ospiti che volete invitare!
Metto di seguito un po’ di informazioni utili per far capire ai candidati organizzatori cosa vuol dire organizzare un hookiifest. Ovviamente si può variare rispetto a quanto fatto in passato.
Domande e correzioni
Se avete domande da fare sugli hookiifest passati o ai candidati organizzatori, fatelo ovviamente qui sotto. Se ho dimenticato qualcosa di importante sull’organizzazione ovviamente scrivetelo.
Scadenze
Bisogna fissare le date e la città al massimo per metà/fine luglio, in modo che le persone si possano organizzare con anticipo, soprattutto chi viene da lontano e dall’estero.
Per gli ospiti, prima si fa meglio è, quindi chi ha l’ambizione di provarci meglio che lo faccia in fretta 
Quando
- Di solito si svolge il primo weekend di ottobre, che quest’anno sarebbe il 2-3
- È ovviamente possibile farlo in un weekend diverso, come quello del 25-26 settembre o del 9-10 ottobre
Scaletta
Tipica scaletta:
- Sabato: Incontro la mattina, Pranzo, Altre attività/Incontro con ospiti, Cena
- Domenica mattina: Assemblea
Possibile scaletta alternativa:
- Sabato: Incontro la mattina, Pranzo, Assemblea, Cena;
- Domenica mattina: Altre attività/Incontro con ospiti
Luoghi
I luoghi da trovare sono:
- posto per incontro la mattina del sabato
- ristoranti per pranzo e cena
- luogo in cui svolgere le altre attività/incontro con gli ospiti
- luogo in cui svolgere l’assemblea
- Extra: luogo in cui cenare venerdì e pranzare domenica, per chi arriva prima e si ferma di più
Il posto per l’incontro al mattina del sabato può essere per esempio un bar. I luoghi possono coincidere, nel senso che se si prenota una sala ci si può incontrare lì il sabato mattina, oppure il ristorante del pranzo potrebbe essere usato per incontrarsi la mattina o fare l’assemblea/altre attività nel pomeriggio.
I luoghi devono facilitare la partecipazione e in particolare devono essere raggiungibili in macchina e con i mezzi pubblici.
Pasti
- Per aumentare l’accessibilità, è meglio che sia possibile partecipare ai pasti pagando una cifra contenuta. A titolo di esempio, ad Ancona abbiamo pagato pranzo e cena completi, comprese le bevande, con 50€ a testa
- Per gestire più facilmente i costi, può essere consigliabile un menù fisso o con opzioni predefinite
- Sempre per aumentare l’accessibilità, deve essere possibile chiedere un’alternativa per chi segue diete particolari
- Alla cena del venerdì sera e al pranzo di domenica di solito partecipano meno persone e non si fa un 'organizzazione ufficiale, suggerimenti sui posti sono ovviamente ben accetti.
Numero di partecipanti
Negli ultimi due hookiifest, i partecipanti ai pasti e alle altre attività sono stati circa 30. Con qualche settimana di anticipo si apriranno le registrazioni per sapere il numero esatto.
Assemblea
Riguardo al luogo in cui fare l’assemblea, deve essere un luogo in cui è facile parlare tra di noi seduti. Meglio che il luogo scelto abbia il wifi, ed è un plus non necessario che si possano proiettare delle diapositive. Il luogo deve essere disponibile per almeno un paio d’ore.
Altre attività
Le altre attività possono essere varie: visite culturali, discussioni sul sito, pistole nerf, etc. Più attività possono essere contemporanee, per esempio alcuni possono andare a visitare la città mentre altri usano le pistole nerf.
Non è necessario che siano gli stessi organizzatori a pensare a queste attività, possono essere benissimo proposte da altri commentatori. Tipicamente vengono stabilite a valle della decisione del luogo.
Ospiti (?)
Gli ospiti possono essere scollegati o organizzati intorno a un tema comune per facilitare uno scambio.
Va previsto un moderatore, che a sua volta può essere un ospite o uno di noi.
L’incontro con gli ospiti deve durare al massimo tre ore.
Non ho una formula magica per trovare ospiti, le ultime due volte ho dovuto mandare un sacco di email prima di ricevere più di un assenso. Solitamente mandavo email che cercavano di far capire perché poteva essere interessante per l’ospite incontrarci, magari linkando delle belle discussioni su articoli di cui la persona era autore. Sicuramente in giro ci sono persone più brave di me a fare queste cose.
Abbiamo sempre offerto il rimborso per viaggio, alloggio e i pasti. Può valere la pena offrire anche un rimborso per il tempo speso; ovviamente dipende dal tipo di evento che si vuole organizzare.
Se l’incontro è solo una chiacchierata tra amici, può bastare un luogo tipo quello dell’assemblea. Per un evento più in grande stile, serve un luogo adatto per fare lo streaming dell’incontro (e gli accessori, magari portati da qualche partecipante), e una capienza più larga delle trenta persone di cui si parlava prima nella misura in cui l’ospite possa attrarre più spettatori esterni al sito.
Nel caso di più proposte?
Nel caso di più proposte, decideranno i consiglieri in base a quale sembra la più valida, si farà una votazione tra i soci, oppure una combinazione delle due cose.
